VIES: Επαλήθευση ΑΦΜ & Ενδοκοινοτικές Συναλλαγές

Οι συναλλαγές με επιχειρήσεις άλλων κρατών-μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης αποτελούν πλέον μέρος της καθημερινότητας για πολλές ελληνικές επιχειρήσεις. Η πώληση αγαθών, η παροχή υπηρεσιών, η αγορά εξοπλισμού ή ακόμη και μια συνδρομή σε λογισμικό από εταιρεία του εξωτερικού μπορεί να δημιουργήσουν συγκεκριμένες υποχρεώσεις ως προς τον ΦΠΑ.

 

Ένα από τα βασικότερα βήματα πριν από μια ενδοκοινοτική συναλλαγή είναι ο έλεγχος του ΑΦΜ/ΦΠΑ του αντισυμβαλλόμενου μέσω του συστήματος VIES. Η επαλήθευση δεν αποτελεί μια απλή τυπική διαδικασία. Συνδέεται άμεσα με τη φορολογική αντιμετώπιση της συναλλαγής, την ορθή έκδοση του τιμολογίου και, σε ορισμένες περιπτώσεις, με τη δυνατότητα εφαρμογής απαλλαγής από τον ΦΠΑ.

 

 Τι είναι το VIES;

 

Το VIES, δηλαδή το VAT Information Exchange System, είναι το ευρωπαϊκό Σύστημα Ανταλλαγής Πληροφοριών ΦΠΑ. Μέσω αυτού μπορεί να πραγματοποιηθεί έλεγχος για το εάν ένας αριθμός ΦΠΑ είναι καταχωρισμένος για διασυνοριακές συναλλαγές εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Παρότι συχνά περιγράφεται ως ευρωπαϊκή βάση δεδομένων, το VIES είναι ουσιαστικά μια μηχανή αναζήτησης. Όταν πραγματοποιείται ένα VIES check, το σύστημα αντλεί πληροφορίες από την εθνική βάση δεδομένων ΦΠΑ του αντίστοιχου κράτους-μέλους. Ο έλεγχος μπορεί να πραγματοποιηθεί δωρεάν από την επίσημη εφαρμογή VIES της Ευρωπαϊκής Ένωσης. Οι όροι VIES validation, VIES VAT number validation, VAT VIES και check VIES που εμφανίζονται συχνά στο διαδίκτυο αναφέρονται στην ίδια διαδικασία: την επαλήθευση της εγκυρότητας ενός ευρωπαϊκού αριθμού ΦΠΑ.

 

Πότε απαιτείται έλεγχος ΑΦΜ στο VIES;

 

Ο έλεγχος ΑΦΜ VIES είναι απαραίτητος όταν μια ελληνική επιχείρηση πρόκειται να πραγματοποιήσει συναλλαγή με επιχείρηση εγκατεστημένη σε άλλο κράτος-μέλος της ΕΕ.
Ενδεικτικά, ο έλεγχος πρέπει να γίνεται όταν η επιχείρηση:

 

•  πουλά ή αγοράζει αγαθά από επιχείρηση άλλου κράτους-μέλους,
•  παρέχει υπηρεσίες σε επιχείρηση του εξωτερικού,
•  λαμβάνει υπηρεσίες από προμηθευτή εντός της ΕΕ,
• αποκτά επαγγελματικό εξοπλισμό ή λογισμικό από ευρωπαϊκή επιχείρηση,
•  εκδίδει τιμολόγιο χωρίς ελληνικό ΦΠΑ λόγω των κανόνων των ενδοκοινοτικών συναλλαγών.

Η επαλήθευση VIES πρέπει να πραγματοποιείται πριν από την έκδοση ή την αποδοχή του τιμολογίου και όχι εκ των υστέρων. Ένας ΑΦΜ μπορεί να είναι ενεργός σήμερα, αλλά να έχει απενεργοποιηθεί σε μεταγενέστερη ημερομηνία. Για τον λόγο αυτό, δεν αρκεί ένας παλιός έλεγχος που είχε γίνει για προηγούμενη συναλλαγή με τον ίδιο πελάτη ή προμηθευτή.

 

Πώς πραγματοποιείται το VIES check;

 

Η διαδικασία είναι απλή:

1. Επιλέγετε το κράτος-μέλος στο οποίο είναι εγγεγραμμένη η επιχείρηση.
2. Συμπληρώνετε τον αριθμό ΦΠΑ χωρίς περιττά κενά ή σύμβολα.
3. Καταχωρίζετε, όπου ζητείται, τα στοιχεία της επιχείρησής σας ως αιτούσας.
4. Υποβάλλετε το αίτημα επαλήθευσης.
5. Αποθηκεύετε το αποτέλεσμα του ελέγχου.

 

Οι ευρωπαϊκοί αριθμοί ΦΠΑ περιλαμβάνουν το πρόθεμα της χώρας και τον αντίστοιχο αριθμό φορολογικού μητρώου. Για τις ελληνικές επιχειρήσεις χρησιμοποιείται το πρόθεμα «EL» και όχι το «GR».

Η αποθήκευση ή εκτύπωση του αποτελέσματος είναι σημαντική, καθώς μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως στοιχείο που αποδεικνύει ότι η επιχείρηση πραγματοποίησε τον απαιτούμενο έλεγχο κατά τον χρόνο της συναλλαγής. Η ίδια η Ευρωπαϊκή Ένωση συνιστά τη διατήρηση των στοιχείων της επαλήθευσης για την περίπτωση φορολογικού ελέγχου.

 

Τι σημαίνει έγκυρο ή μη έγκυρο αποτέλεσμα;

 

Όταν ο VIES έλεγχος εμφανίσει τον αριθμό ως έγκυρο, αυτό σημαίνει ότι κατά τον συγκεκριμένο χρόνο ο ΑΦΜ/ΦΠΑ είναι καταχωρισμένος για ενδοκοινοτικές συναλλαγές.

Η έγκυρη απάντηση δεν αποτελεί γενικό πιστοποιητικό αξιοπιστίας της επιχείρησης. Δεν επιβεβαιώνει την πιστοληπτική της ικανότητα, τη συνέπεια στις πληρωμές ή τη νομιμότητα κάθε συναλλαγής. Επιβεβαιώνει αποκλειστικά την κατάσταση του αριθμού ΦΠΑ στο ευρωπαϊκό σύστημα.

Αντίστοιχα, ένα μη έγκυρο αποτέλεσμα δεν σημαίνει υποχρεωτικά ότι η επιχείρηση είναι ανύπαρκτη. Σύμφωνα με την επίσημη ενημέρωση της Ευρωπαϊκής Ένωσης, μπορεί να σημαίνει ότι:

 

• ο αριθμός ΦΠΑ δεν υπάρχει,
• δεν έχει ενεργοποιηθεί για συναλλαγές εντός της ΕΕ,
• η σχετική εγγραφή δεν έχει ακόμη ολοκληρωθεί,
• δεν έχουν ενημερωθεί άμεσα τα στοιχεία της εθνικής βάσης,
• έχει καταχωριστεί λανθασμένη χώρα ή αριθμός.

Σε αυτή την περίπτωση δεν πρέπει να εκδίδεται αυτομάτως τιμολόγιο με απαλλαγή ή χωρίς ΦΠΑ. Αρχικά επιβεβαιώνονται τα στοιχεία με τον πελάτη ή τον προμηθευτή. Αν το πρόβλημα παραμένει, ο αντισυμβαλλόμενος πρέπει να επικοινωνήσει με τη φορολογική αρχή της χώρας του. Προσωρινά τεχνικά σφάλματα μπορεί επίσης να εμφανιστούν όταν μια εθνική βάση δεδομένων δεν είναι διαθέσιμη. Τότε ο έλεγχος πρέπει να επαναληφθεί αργότερα.

 

VIES, ενδοκοινοτικές συναλλαγές και ΦΠΑ

Η εμφάνιση ενός έγκυρου VIES VAT number αποτελεί σημαντική προϋπόθεση, αλλά δεν αρκεί από μόνη της για να καθοριστεί ο χειρισμός του ΦΠΑ.

Στις ενδοκοινοτικές παραδόσεις αγαθών, η πώληση μπορεί να απαλλάσσεται από τον ελληνικό ΦΠΑ όταν, μεταξύ άλλων:

 

• ο αγοραστής διαθέτει έγκυρο ΑΦΜ/ΦΠΑ άλλου κράτους-μέλους,
• έχει γνωστοποιήσει τον αριθμό αυτό στον προμηθευτή,
• τα αγαθά αποστέλλονται ή μεταφέρονται πραγματικά σε άλλο κράτος-μέλος,
• υπάρχουν τα απαραίτητα αποδεικτικά μεταφοράς,
• η συναλλαγή περιλαμβάνεται σωστά στον ανακεφαλαιωτικό πίνακα.

 

Επομένως, η εγκυρότητα VIES δεν υποκαθιστά τα μεταφορικά έγγραφα, τις φορτωτικές, τα αποδεικτικά παράδοσης, τα τιμολόγια ή τα υπόλοιπα στοιχεία τεκμηρίωσης.

Στις ενδοκοινοτικές αποκτήσεις αγαθών, η ελληνική επιχείρηση αντιμετωπίζει τη συναλλαγή σύμφωνα με τους κανόνες απόδοσης και έκπτωσης του ΦΠΑ στην Ελλάδα.

Στις διασυνοριακές υπηρεσίες μεταξύ επιχειρήσεων εφαρμόζεται συχνά ο μηχανισμός της αντίστροφης χρέωσης, με υπόχρεο για την απόδοση του φόρου τον λήπτη. Υπάρχουν, ωστόσο, εξαιρέσεις ανάλογα με το είδος της υπηρεσίας, τον τόπο παροχής και την ιδιότητα του λήπτη. Συνεπώς, η ένδειξη «έγκυρο VIES» δεν σημαίνει αυτομάτως ότι κάθε υπηρεσία τιμολογείται χωρίς ΦΠΑ.

 

Απαλλαγή ΦΠΑ: άρθρο 28 ή άρθρο 33;

Σε αρκετές παλαιότερες δημοσιεύσεις και αναζητήσεις συναντάται η διατύπωση «ενδοκοινοτικές συναλλαγές – απαλλαγή ΦΠΑ – άρθρο 28». Η αναφορά αυτή αφορούσε το άρθρο 28 του προηγούμενου Κώδικα ΦΠΑ, ν. 2859/2000.

Μετά την κωδικοποίηση της νομοθεσίας με τον ν. 5144/2024, η απαλλαγή των παραδόσεων αγαθών σε άλλο κράτος-μέλος προβλέπεται πλέον στο άρθρο 33 του ισχύοντος Κώδικα ΦΠΑ. Το σημερινό άρθρο 28 αφορά απαλλαγές κατά την εισαγωγή αγαθών και όχι τη συνήθη ενδοκοινοτική παράδοση.

Σύμφωνα με το άρθρο 33 του ισχύοντος Κώδικα ΦΠΑ, βασική προϋπόθεση είναι ο αποκτών να διαθέτει ΑΦΜ/ΦΠΑ σε άλλο κράτος-μέλος και να τον έχει γνωστοποιήσει στον προμηθευτή.

 

Εγγραφή και δηλώσεις VIES

Μια ελληνική επιχείρηση που πρόκειται να πραγματοποιήσει ενδοκοινοτικές συναλλαγές πρέπει να έχει ενεργοποιηθεί στο σχετικό μητρώο πριν από την πρώτη συναλλαγή.

Μετά την πραγματοποίηση των συναλλαγών, ενδέχεται να απαιτείται η υποβολή Ανακεφαλαιωτικών Πινάκων Ενδοκοινοτικών Συναλλαγών:

 

• Φ4 για ενδοκοινοτικές παραδόσεις αγαθών και παροχές υπηρεσιών,
• Φ5 για ενδοκοινοτικές αποκτήσεις αγαθών και λήψεις υπηρεσιών.

Οι πίνακες υποβάλλονται ηλεκτρονικά για τον μήνα κατά τον οποίο πραγματοποιήθηκαν οι σχετικές πράξεις. Σύμφωνα με την ΑΑΔΕ, η εμπρόθεσμη υποβολή τους γίνεται έως την 26η ημέρα του επόμενου μήνα.

Οι πίνακες VIES δεν αντικαθιστούν την περιοδική δήλωση ΦΠΑ, ενώ δεν πρέπει να συγχέονται με τις δηλώσεις Intrastat, οι οποίες αφορούν τη στατιστική παρακολούθηση της διακίνησης αγαθών και εφαρμόζονται όταν συντρέχουν οι σχετικές προϋποθέσεις.

 

Συνηθισμένα λάθη στον VIES έλεγχο

 

Τα συχνότερα λάθη που παρατηρούνται είναι:

 

• η επαλήθευση του ΑΦΜ μετά την έκδοση του τιμολογίου,
• η χρήση του προθέματος «GR» αντί για «EL» για ελληνικό ΑΦΜ,
• η αποδοχή ενός μη έγκυρου αποτελέσματος χωρίς περαιτέρω έλεγχο,
• η μη αποθήκευση της ημερομηνίας και του αποτελέσματος της επαλήθευσης,
• η χρήση παλαιού ελέγχου για νέα συναλλαγή,
• η αναντιστοιχία μεταξύ των στοιχείων του τιμολογίου και των στοιχείων του πελάτη,
• η εσφαλμένη ή εκπρόθεσμη υποβολή των ανακεφαλαιωτικών πινάκων,
• η εφαρμογή απαλλαγής ΦΠΑ χωρίς επαρκή αποδεικτικά μεταφοράς των αγαθών.

 

Γιατί χρειάζεται έλεγχος πριν από κάθε συναλλαγή;

 

Η σωστή VIES επαλήθευση προστατεύει την επιχείρηση από λανθασμένη τιμολόγηση, ανακριβείς δηλώσεις και αμφισβήτηση της απαλλαγής του ΦΠΑ σε ενδεχόμενο έλεγχο.

Δεν πρόκειται απλώς για έναν έλεγχο αριθμού. Αποτελεί μέρος μιας συνολικής διαδικασίας που περιλαμβάνει την αξιολόγηση της συναλλαγής, τον σωστό χειρισμό του ΦΠΑ, τη συλλογή των απαραίτητων δικαιολογητικών και την έγκαιρη υποβολή των σχετικών δηλώσεων.

Η ομάδα μας μπορεί να αναλάβει τον έλεγχο των ενδοκοινοτικών συναλλαγών της επιχείρησής σας, την εγγραφή στο VIES και την ορθή εκπλήρωση των φορολογικών υποχρεώσεων που προκύπτουν. Επικοινωνήστε μαζί μας για εξειδικευμένη λογιστική και φορολογική υποστήριξη!